4 -Γιατί- χρειάζεστε έναν καλό Project Manager

4 -Γιατί- χρειάζεστε έναν καλό Project Manager

Τι είναι το Project Management?

Με απλά λόγια θα έλεγα πώς είναι ο επιμερισμός του συνόλου των εργασιών, παραδοτέων και σημαντικών σταδίων ενός έργου με στόχο την ομαλή ολοκλήρωσή του. Ή αλλιώς είναι η διαδικασία οργάνωσης ενός έργου ώστε να μην υπάρχουν καθυστερήσεις, άσκοπη δουλειά, χαμένος χρόνος και διαφωνίες.

Ένα έργο που εκτελείται από μία ομάδα, μοιάζει με ένα μουσικό κομμάτι που παίζεται από μία ορχήστρα. Όσο η ορχήστρα χρειάζεται το Μαέστρο της, άλλο τόσο η ομάδα χρειάζεται τον Project Manager

Φανταστείτε ένα καράβι χωρίς καπετάνιο ή μία ομάδα μπάσκετ χωρίς αρχηγό. Τώρα σκεφτείτε ένα καράβι με έναν κακό ή έναν μέτριο καπετάνιο, μία ομάδα με ένα μέτριο αρχηγό και μία ορχήστρα με ένα μέτριο μαέστρο. Σκεφτείτε ακόμα και ένα καράβι με έναν καπετάνιο που δεν έχει ιδέα τι δουλειά πρέπει να αναθέσει στο λοστρόμο, ή έναν αρχηγό που δεν μπορεί να καθοδηγήσει τους συμπαίκτες του ή έναν μαέστρο που δεν ξέρει σε ποιό τόνο πρέπει να παιχτεί το κομμάτι. Νομίζω είναι αρκετά εύκολο τώρα να σκεφτείτε το αποτέλεσμα όλων των παραπάνω καταστάσεων πού θα κατέληγε…σε τρικυμία και αποτυχία.

Το ίδιο ακριβώς συμβαίνει και σε κάθε έργο που δεν έχει έναν Project Manager να καθοδηγεί την ομάδα, να ορίζει εργασίες, παραδοτέα και να συντονίζει τα εμπλεκόμενα μέρη.

4 λόγοι λοιπόν για να αναθέσετε το έργο σας σε έναν καλό Project Manager που μπορεί να εφαρμόσει αποτελεσματικά τις αρχές του Project Management.

  1. Σωστή καταγραφή των επιμέρους εργασιών και απαιτήσεων : Τα έργα στο digital περιβάλλον, όπως για παράδειγμα οι Κατασκευές Ιστοσελίδων, η δημιουργία εφαρμογών κοκ, αποτελούναι από πολλές και διαφορετικές εργασίες οι οποίες απαιτούν διαφορετικές δεξιότητες. Η λανθασμένη καταγραφή των εργασιών και απαιτήσεων μπορεί να οδηγήσει σε παραλλείψεις που θα δημιουργήσουν καθυστερήσεις και αναστάτωση κατά την εκτέλεσή του.
  2. Ανάθεση των εργασιών : Η ανάθεση μίας εργασίας σε έναν ανειδίκευτο άτομο, το μόνο που μπορεί να επιφέρει με σιγουριά είναι λάθη. Επίσης η παράλειψη να καταμεριστούν οι εργασίες πριν την έναρξη μίας συνεργασίας είναι πολύ συχνά φαινόμενο διαφωνίας. Εάν έχετε ακούσει τη φράση “Μα αυτό εννοείται οτι θα το κάνετε εσείς” ή “Νομίζαμε οτι περιλαμβάνεται στην τιμή..” τότε σ’αυτό ακριβώς αναφερόμαστε.
  3. Χρονιοδιάγραμμα και συντονισμός των ενεργειών :  Θα μπορούσατε να βάλετε σοβά σε έναν τοίχο χωρίς τούβλα; Σε οικοδομή δεν έχω εργαστεί, αλλά είμαι αρκετά σίγουρος πώς δεν μπορείτε. Για τον ίδιο λόγο είναι σημαντικό να υπάρχει ένα συγκεκριμένο -συμφωνημένο- χρονοδιάγραμμα επιμέρους εργασιών για τον βέλτιστο συντονισμό. Ο Project Manager είναι αυτός που καθορίζει τη σειρά των ενεργειών προκειμένου να φτάσει ο ελαιοχρωματιστής στην οικοδομή όταν α)  έχουν τοποθετηθεί τα τούβλα και β) έχουν περαστεί οι σοβάδες. Είναι αυτός που θα φροντίστει να μη βγουν τα τούβλα γιατί…”ξεχάσαμε κάτι..”
  4. Ευθύνη και αποφάσεις : Σε κάθε έργο, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ποιός έχει την ευθύνητην υπευθυνότητα και παίρνει τις αποφάσεις για το συντονισμό όσο και για λύσεις που θα χρειαστούν σε ενδεχόμενα λάθη. Είναι σημαντικό να ξέρουμε ποιός είναι ο επικεφαλής της διαδικασίας.

Θα μπορούσα να αναφέρω αρκετούς ακόμα λόγους αλλά θα αναφέρω μόνο το εξής : Ο χρόνος είναι χρήμα. Κάθε χαμένο δευτερόλεπτο, κάθε δουλειά που γίνεται 2 φορές κάθε πισωγύρισμα φέρνει γκρίνια, κατίφια, διαφωνίες, χαμένη παραγωγή και πεσμένο ηθικό. Παρακολουθήστε τα project που έχουν καθυστερήσεις και θα βρείτε α) Λάθη στην καταγραφή των επιμέρους εργασιών και απαιτήσεων β) Ανάθεση εργασιών στα λάθος άτομα γ) Ελλειπές ή κανένα χρονοδιάγραμμα, έλλειψη συντονισμού ή αρκετά συχνά, περισσότερους από έναν (1) υπεύθυνους έργου. 

Είναι μαγικό πώς η συνύπαρξη 2 υπεύθυνων έργου (Project Managers) μπορεί να είναι πιο καταστροφική και από την έλλειψη ενός. Γι’αυτό, εάν θέλετε ένα σωστά εκτελεσμένο έργο, χωρίς γκρίνια, καθυστερήσεις, χαμένο χρόνο και χρήματα, πεσμένο ηθικό και χαμένη παραγωγή, κάντε σίγουρο οτι επενδύετε σε έναν καλό Project Manager για τη διαχείρισή του. Έναν και μόνο.

Υ.Γ : Η ανάθεση του έργου προϋποθέτει και παραχώρηση του δικαιώματος καθώς και ελευθερία για τη διαχείριση του. 

Γιώργο αραπογιάννης
garapogiannis@gnbmarketing.gr